הבו לנו פרוטוקול
רגינה אונגר, רו"ח, מבעלי מנטור לדירקטור ייעוץ אובייקטיבי לדירקטורים

 

מן הידועות שתפקיד הדירקטור הינו מורכב ביותר ונושא עימו אחריות רבה . דירקטורים חבים חובת אמון כלפי החברה, בנוסף, קיימת להם חובת זהירות כלפי החברה, ועליהם להכיר, בין היתר, את עיסקי החברה ומאפייניה ולהשתתף בצורה פעילה בישיבות הדירקטוריון שמתקיימות בחברה.
נשאלת השאלה מהי השתתפות פעילה וכיצד היא מתועדת ? מה חשיבות התיעוד ועל ידי מי היא מבוצעת?
לשאלות אלה חשיבות רבה ולא תמיד הדירקטורים נותנים להן את הדעת ולכן עלולים להחמיץ את דרך ההגנה הטובה ביותר ביום פקודה – והיא תיעוד דבריו ומעשיו של הדירקטור בקשר עם נושא שהועלה לסדר יומה של ישיבת דירקטוריון.
חוק החברות , בסעיף 108 קובע חובת רישום פרוטוקול של ישיבות הדירקטוריון, כדלקמן:
 
108. פרוטוקולים בישיבות דירקטוריון [תיקון: תשס"ה]
 
(א) חברה תערוך פרוטוקולים של ההליכים בישיבות הדירקטוריון, ותשמור אותם במשרדה הרשום או במען אחר בישראל, שעליו הודיעה החברה לרשם, לתקופה של שבע שנים ממועד הישיבה.
(ב) פרוטוקול שאושר ונחתם בידי הדירקטור שניהל את הישיבה, ישמש ראיה לכאורה לאמור בו.
 
אם כן , חובת עריכת הפרוטוקול קיימת אך נשאלת השאלה: מה יש לכלול בפרוטוקול ?
לדעתי - פרוטוקול לישיבות דירקטוריון , וועדות דירקטוריון או הנהלה, אמור לשקף בצורה ברורה ואותנטית את דברי המשתתפים, מהלך הדיונים ותוכנם, תהליך קבלת החלטות בנושאים שעל סדר היום וכל מידע רלוונטי לכך. עד כמה מדויקת ? אנסה לענות בהמשך המאמר ..
כאמור לעיל, בחברה שיש בה ועדות דירקטוריון, תחול חובת רישום הפרוטוקול גם לגבי ישיבות ועדות הדירקטוריון. זאת מכח הוראת החוק הקובעת, כי הוראות החוק בנוגע לניהול ישיבות הדירקטוריון יחולו, בשינויים המחוייבים, גם על ישיבות ועדות דירקטוריון
הפרוטוקול יכלול בין היתר -את מועד הישיבה ומקום כינוסה, שמות המשתתפים- הדירקטורים ומוזמנים ואלה שנעדרו ממנה , מי רשאי להשתתף בישיבה ומדוע, תיעוד אישורי פרוטוקולים קודמים. כמו-כן יש לכלול בפרוטוקול את כל ההחלטות שהתקבלו בישיבה ואיזה צעדים עתידיים נדרשים למעקב עתידי. במקרה שהחלטה נעשתה שלא באחידות דעה ,הפרוטוקול  יפרט את שמות התומכים בהחלטה ומתנגדיה. 
מובן כי אין להסתפק ברישום ההחלטות בלבד, זאת משום שהחוק קובע שעל החברה לערוך פרוטוקולים של “ההליכים” בישיבת הדירקטוריון.
ומהם אותם הליכים ? הרי שיש לפרט את מהלך הישיבה ואת עיקרי הדברים שנאמרו בה וכאמור נשאלת השאלה, עד כמה מפורט יהיה התיעוד?
כאמור לעיל, על החברה לשמור פרוטוקולים של אסיפות בעלי המניות ושל ישיבות דירקטוריון במשרדה הרשום במשך שבע שנים ממועד האסיפה או ממועד הישיבה.
מהן השיטות לעריכת פרוטוקול ? ננסה לתארן לפי רוחב התיאור בכל אחת מהשיטות מהתמציתית ביותר ועד המרחיבה שבהן.
א. פרוטוקול תמציתי – פרוטוקול אשר מתעד בצורה תמציתית את ההחלטות שהתקבלו ואינו מפרט את הדיון שקדם להן.
ב. פרוטוקול רציף – המתאר את התקיימות הישיבה לפי התנהלותה בפועל- פרוטוקול אשר מתאר את מהלך הישיבה לפי התפתחותה הכרונולוגית והוא רחב יותר מהפרוטוקול התמציתי אך אינו כולל את כל הנאמר בישיבה.
ג. פרוטוקול ערוך –לפי כותרות משנה - פרוטוקול כאמור יכלול את הכותרות הבאות: הנושאים לדיון, ההחלטות שהתקבלו והדיון שהתקיים בכל אחד מהנושאים.
ד. תמלול– פרוטוקול אשר מתמלל את כלל הדברים שנאמרו בישיבה תוך ייחוס שלהם לדוברים השונים ( לעיתים דברי הדוברים אף מוקלטים) .
מהי, אם כן, השיטה העדיפה ? האם תמלול או הקלטה עדיפים על עריכת הדברים או צמצומם ?

מקרה דיסני (*)
ב 2006 בית המשפט העליון בדלאוור אישר החלטת הערכאה הנמוכה ממנו, בתביעה של בעלי מניות כנגד הדירקטוריון של חברת וולט דיסני. בתביעה זו טענו בעלי המניות טענות כנגד הדרך בה נשכרו שירותיו של נשיא החברה (מייקל אוביץ)  ואת דרך סיום ההתקשרות עימו לרבות תנאיה הכספיים.
חבילת הפרישה של אוביץ כללה תשלום במזומן של 38 מליון דולר ויותר מ 10 מליון דולר שווי אופציות למניות החברה וכל זאת על 14 חודשי עבודה בפועל בלבד.
בית המישפט פסק לטובת הדירקטורים של דיסני, והתייחס ספציפית לעבודתה של וועדת התיגמול. אחד מהנושאים שנדונו היה תוכנם של הפרטוקולים של וועדת הדירקטוריון . בית המשפט העיר כי תהליך קבלת ההחלטות של וועדה זו לא היה " כה מסודר" ( "was not so tidy"  ) . בית המשפט סקר פרוטוקולים אלה על מנת לקבוע כמה זמן הקדישו חברי הוועדה לדיונים בנושא. בית המשפט העיר כי היה יכול להוות סיוע משמעותי לבית המשפט בהחלטותיו לו הפרוטוקולים היו ארוכים ומשמעותיים יותר בהתייחסותם לדיונים על אוביץ.
בית המשפט קרא לעריכתם של פרוטוקולים יסודיים - על פרוטוקולים להדגים כי חברי דירקטוריון שקלו באופן רציני נושאים חשובים , שאלו שאלות על הנושא, סקרו מסמכים , דוחות או הסכמים, ופרטו את השיקולים לקבלת ההחלטה בנושא לפני הגעה להחלטה עצמה. לדעת בית המישפט ,כל הנושאים המפורטים לעיל צריכים לקבל ביטוי בפרוטוקול הישיבות.
במקרה של דיסני, הפרוטוקולים לא תאמו את הפרקטיקה הרצויה (best practice) , אך אי התאמה זו לא עלתה כדי הפרת חובת הזהירות. יתכן כי כתיבת פרוטוקלים ראויה יותר במקרה זה, היתה מביאה לסילוק התביעה  מוקדם יותר.
גם בישראל לרגולטולר ולבתי המשפט חיבה לקבלת המידע הנכלל בפרוטוקלים. כך לדוגמא פורסם – בעיתון כלכליסט (רחלי בינדמן , 27.5.2014 ) כי -
"למרות מאמצי דירקטוריון הפניקס ליישר קו עם הוראות המפקחת על הביטוח בכל הנוגע לתגמול המנכ"ל אייל לפידות, מתברר כי שר האוצר יאיר לפיד והמפקחת דורית סלינגר לא שבעי רצון מתכנית התגמול החדשה שמבקשת הפניקס לאשר ללפידות.  
סלינגר שיגרה הבוקר מכתב לדירקטוריון הפניקס ובו היא מבקשת לזמן את הדירקטורים בראשות יו"ר הדירקטוריון משה ברקת (שהודיע אתמול כי יסיים את הקדנציה שלו באוקטובר) לפגישה במשרדה. בנוסף ביקשה סלינגר מהדירקטוריון להעביר לידיה פרוטוקולים של ישיבות הדירקטוריון שקיים בנושא התגמול ללפידות ומדיניות התגמול של החברה  והסברים על ההחלטה שלא לחדש את החוזה עם היו"ר ברקת. הפגישה תתקיים בתחילת שבוע הבא. על פי הערכות ברקת תמך בחבילת השכר של לפידות ונתן לה גיבוי.
 
תהא השיטה אשר תבחרו ליישם, מומלץ להקפיד על הכללתם של הנושאים הרלוונטים המפורטים לעיל בפרוטוקול ולכלול בסופו של הפרוטוקול, טבלה מרכזת המאפשרת מעקב אחר החלטות. מומלץ להפוך את “ריכוז ההחלטות” למסמך אופרטיבי שכולל  Action Items ושיעבור מישיבה לישיבה בהתאם להחלטות שנוספו/נגרעו/בוצעו.
יש להדגיש, כי בחברות מיוחדות (כגון: בנקים, חברות ביטוח ועוד) חלים כללים מיוחדים ביחס לניסוח פרוטוקולים של הדירקטוריון.
נראה כי מאחר שהפרוטוקול הינו מסמך ניהולי יש להעדיף את שיטת הפרוטוקול הערוך, כפוף לדרישות ספציפיות שחלות על החברה.
יש לציין, שבמקרה של אישור עיסקה עם בעל שליטה, החוק מכתיב מה צריכים להיות נימוקי הדירקטוריון לאישור עיסקה מסוג זה. במקרה כזה, על הדירקטוריון לקיים דיון בהיבטים אלה ולהחליט האם הם מתקיימים במקרה שנדון. אם כן – יש לתעד אותם בפרוטוקול.
 
הישיבות הטלפוניות –רעה חולה או אמצעי יעיל ?
ככלל ישיבות כאלה אפשריות על פי דין , על פי סעיף 101 לחוק-
הדירקטוריון רשאי לקיים ישיבות באמצעות שימוש בכל אמצעי תקשורת, ובלבד שכל הדירקטורים המשתתפים יכולים לשמוע זה את זה בו בזמן, אלא אם כן נשללה רשות זו בתקנון.
אין ספק שמדובר באמצעי לגיטימי לקיום דיון בישיבות הדירקטוריון וועדותיו, אך מומלץ לשאוף לייחדו לנושאים משלימים לדיונים פרונטליים ו/או לנושאים דחופים שכן יש משמעות לקיומה של ישיבה בפועל לצורך דיון מקיף וברור של כל חברי הדירקטוריון, הצגת מסמכים ומצגות באופן ברור וקיום דיון פורה ומועיל בקרב כל משתתפי הישיבה.
האמור יפה שבעתיים להחלטות בכתב – זהו אמצעי אפשרי לקבלת החלטות אך להשתמש בו מקום שהדבר מחיוב המציאות – כגון מקרה של החלטות דחופות , סיום תהליך של ישיבות מקדימות וכדומה.

חשוב להדגיש את לוח הזמנים להפצת הפרוטוקול לעיון הדירקטורים. הפצת הפרוטוקול צריכה להיעשות בסמוך לאחר הישיבה בעוד הדירקטורים זוכרים את הנאמר בה ויוכלו לתעד את הדברים כראוי.

סוף דבר
 
תיעודן של ישיבות הדירקטוריון הינו נושא כבד משקל.  יפה יעשה דירקטור אם יתוודע לדרך התיעוד (מידת הפירוט, אופן התיעוד, זהות רושם הפרוטוקול) ויעבור בצורה יסודית על טיוטות הפרוטוקולים המגיעים לעיונו טרם אישורם.

 
 (*) מתוך "Best Practice for Board Minutes" שרון הייגר, מרץ 2007